Bám sát tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; cùng với các chủ trương của Trung ương về xây dựng Chính phủ số, chính quyền số, thời gian qua tỉnh Thanh Hóa đã đặc biệt quan tâm chỉ đạo triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và địa phương trên địa bàn tỉnh.

1. Chỉ đạo, tạo nền tảng cho chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ

Nhận thức rõ giá trị của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý, điều hành và phát triển kinh tế - xã hội, Sở Nội vụ đã chủ động tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, đồng thời tăng cường hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ.

Công văn số 7510/UBND-THĐT ngày 26/5/2026 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc đôn đốc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và tiếp tục tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

Công văn số 1593/SNV-CCHC&VTLT ngày 24/4/2025 của Sở Nội vụ hướng dẫn số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị;

Công văn số 3547/SNV-CCHC&VTLT ngày 17/6/2025 của Sở Nội vụ về việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu khi triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Các văn bản này không chỉ góp phần nâng cao nhận thức của các cơ quan, đơn vị về vai trò của công tác số hóa tài liệu lưu trữ mà còn tạo hành lang pháp lý, nghiệp vụ quan trọng để các địa phương chủ động chuẩn bị nguồn lực, hạ tầng kỹ thuật và tổ chức triển khai đồng bộ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản thi hành Luật.

2. Số hóa tài liệu lưu trữ – Nền tảng của chính quyền số và cải cách hành chính

Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin gốc phản ánh toàn diện quá trình quản lý, điều hành, phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh qua các thời kỳ. Khi được số hóa, những khối tài liệu giấy truyền thống sẽ được chuyển đổi thành nguồn dữ liệu số có khả năng lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và khai thác nhanh chóng, hiệu quả.

Số hóa tài liệu giúp bảo đảm tính liên tục trong hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp. Việc chuyển đổi tài liệu sang môi trường số giúp hạn chế nguy cơ thất lạc, hư hỏng hồ sơ, tài liệu; đồng thời góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính. Khi các hồ sơ, tài liệu được số hóa và chuẩn hóa dữ liệu theo quy định, cơ quan nhà nước có thể khai thác ngay trên môi trường điện tử, đáp ứng kịp thời yêu cầu của tổ chức, người dân và doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với các hồ sơ, tài liệu có tần suất sử dụng cao như lĩnh vực đất đai, tư pháp, chế độ chính sách được số hóa và chuẩn hóa dữ liệu đặc tả (metadata) theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; hệ thống dữ liệu sẽ sẵn sàng kết nối và liên thông giữa các cơ quan nhà nước. Trên cơ sở đó, hình thành trục liên thông dữ liệu dùng chung, giúp người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính không phải nộp lại các giấy tờ đã có; các cơ quan có thể chủ động khai thác, xác minh thông tin từ kho dữ liệu số, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả phục vụ nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý hồ sơ cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Góp phần phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tại các cơ quan, đơn  vị, địa phương.

3. Số hóa tài liệu lưu trữ tạo nền tảng dữ liệu số phục vụ đổi mới sáng tạo và xây dựng nền hành chính hiện đại

Số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là việc chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử mà còn là quá trình tạo lập nguồn tài nguyên dữ liệu số có giá trị phục vụ công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo. Tài liệu lưu trữ chứa đựng nguồn thông tin phong phú về lịch sử, văn hóa, kinh tế - xã hội, quy hoạch, tài nguyên, môi trường và quá trình phát triển của địa phương qua nhiều thời kỳ. Việc số hóa giúp khai thác hiệu quả các nguồn thông tin này, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách và phát triển các ứng dụng công nghệ số.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, khi được kết hợp với các công nghệ hiện đại như nhận dạng ký tự quang học (OCR), trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big Data), tài liệu lưu trữ số sẽ trở thành nguồn dữ liệu đầu vào quan trọng phục vụ phân tích, dự báo và hỗ trợ ra quyết định, góp phần hình thành nền kinh tế dữ liệu và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.

Trong giai đoạn hiện nay, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ là yêu cầu tất yếu nhằm hiện đại hóa nền hành chính, hình thành nguồn dữ liệu số dùng chung, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp và tạo nền tảng quan trọng cho phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo trong thời kỳ chuyển đổi số.

Với sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh, cùng sự vào cuộc tích cực của các cơ quan, đơn vị, địa phương, công tác số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa sẽ tiếp tục được đẩy mạnh, góp phần xây dựng chính quyền số, phát triển kinh tế số, xã hội số và hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả trong giai đoạn mới.