Để triển khai hiệu quả các mục tiêu nêu trên, Sở Nội vụ đã xây dựng hệ thống nội dung hướng dẫn cụ thể, bám sát các quy định pháp luật hiện hành và yêu cầu thực tiễn của công tác lưu trữ hiện nay trên địa bàn tỉnh. Cụ thể:

1. Việc ban hành “Sổ tay công tác lưu trữ” là giải pháp thiết thực nhằm triển khai các nhiệm vụ cải cách hành chính (CCHC) trọng tâm, hướng tới xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.

Thông qua việc hệ thống hóa, hướng dẫn thống nhất các quy định về lập hồ sơ, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu, sổ tay góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc, bảo đảm tính công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình của các cơ quan hành chính nhà nước. Đây cũng là giải pháp nhằm cải thiện các tiêu chí thành phần trong Chỉ số CCHC (PAR INDEX) của tỉnh Thanh Hóa, đặc biệt là nâng cao tỷ lệ xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng và tối ưu hóa trục Chính quyền số.

Đồng thời, sổ tay là tài liệu nghiệp vụ thiết thực hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức nâng cao năng lực thực thi nhiệm vụ; hạn chế tối đa sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ, tài liệu; góp phần cải thiện rõ rệt hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Nội dung toàn diện, bám sát Luật Lưu trữ năm 2024

Sổ tay được biên soạn trên cơ sở bám sát Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, bảo đảm tính pháp lý, tính cập nhật và phù hợp với thực tiễn. Nội dung được cấu trúc khoa học, bao quát đầy đủ các khâu nghiệp vụ trọng tâm, gồm:

- Những quy định chung và nguyên tắc cơ bản về công tác lưu trữ;

- Xác định giá trị tài liệu và thời hạn lưu trữ;

- Thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

- Số hóa tài liệu, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu;

- Bảo quản, thống kê và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;

- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.

Sổ tay được trình bày theo hình thức hỏi – đáp ngắn gọn, dễ hiểu, gắn liền với các tình huống thực tiễn, giúp cán bộ, công chức, viên chức dễ dàng tiếp cận và áp dụng hiệu quả vào công việc hàng ngày.

3. Chuẩn hóa nghiệp vụ lưu trữ, quản lý hồ sơ khoa học

Sổ tay hướng dẫn cụ thể việc xác định giá trị tài liệu theo các nguyên tắc chính trị, lịch sử và thực tiễn. Qua đó, việc phân loại tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời hạn được thực hiện chính xác, tránh tình trạng tích đống, lưu trữ tràn lan hoặc tiêu hủy nhầm tài liệu có giá trị. Về công tác thu nộp hồ sơ, tài liệu, sổ tay quy định rõ thời gian:

- Hồ sơ giấy: Phải được nộp vào lưu trữ hiện hành trong thời hạn 01 năm kể từ khi kết thúc công việc.

- Hồ sơ số: Phải được giao nộp trên hệ thống trong thời hạn 60 ngày, bảo đảm tính kịp thời, liên tục và khả năng khai thác dữ liệu dùng chung thông suốt.

Công tác khai thác, sử dụng tài liệu cũng được hướng dẫn cụ thể, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của tổ chức, cá nhân; đồng thời quy định rõ trình tự, thủ tục phục vụ khai thác tài liệu tại phòng đọc và trên môi trường số.

4. Đẩy mạnh chuyển đổi số và quản lý vòng đời tài liệu điện tử

Một trong những điểm nhấn quan trọng của sổ tay là nội dung hướng dẫn số hóa tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ số, trong đó khẳng định mạnh mẽ giá trị pháp lý của tài liệu số khi đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Sổ tay hướng dẫn chi tiết quy trình số hóa tài liệu theo các bước chặt chẽ: từ khâu chuẩn bị, quét (scan), kiểm tra chất lượng đến ký số và đóng gói dữ liệu. Đồng thời, văn bản cũng quy định rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật cơ bản như độ phân giải, định dạng tệp tin tiêu chuẩn (PDF/A) nhằm bảo đảm chất lượng và khả năng khai thác, tra cứu lâu dài của tài liệu.

Bên cạnh đó, việc quản lý vòng đời tài liệu số, tổ chức sao lưu và bảo đảm an toàn, an ninh thông tin dữ liệu cũng được đề cập kỹ lưỡng, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ trong môi trường điện tử và phục vụ cho công cuộc xây dựng chính quyền số tại Thanh Hóa.

5. Siết chặt kỷ luật, kỷ cương hành chính trong công tác lưu trữ

Sổ tay nhấn mạnh và nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại đơn vị mình; đồng thời quy định rõ các hành vi bị nghiêm cấm và chế tài xử lý vi phạm cụ thể.

Các hành vi vi phạm như: không lập hồ sơ công việc, tiêu hủy tài liệu trái quy định, cung cấp thông tin không đúng thẩm quyền hoặc để xảy ra mất an toàn dữ liệu đều được xác định rõ ràng đi kèm chế tài xử lý tương ứng. Điều này góp phần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, tăng cường kỷ cương công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

6. Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp

Việc ban hành và triển khai “Sổ tay công tác lưu trữ” nhằm chuẩn hóa nghiệp vụ, hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Đây không chỉ là giải pháp nội bộ nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước mà còn là cơ sở để nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. Khi kho lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành được "số hóa" và quản lý khoa học, thời gian tra cứu, xác minh hồ sơ cho người dân sẽ được rút ngắn tối đa, đáp ứng toàn diện yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.