Theo Kế hoạch, UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; gắn kết quả thực hiện với việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm của tập thể, cá nhân. Công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.

Trọng tâm của Kế hoạch năm 2026 là đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó, các cơ quan nhà nước tiếp tục khai thác, sử dụng hiệu quả Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành (TD Office); tăng cường lập hồ sơ, quản lý tài liệu trên môi trường điện tử. Sở Nội vụ được giao chủ trì tham mưu xây dựng Đề án “Chỉnh lý, số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước tỉnh Thanh Hóa”, dự kiến trình UBND tỉnh phê duyệt trong Quý I/2026. Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp triển khai các giải pháp kỹ thuật, bảo đảm hạ tầng số phục vụ lưu trữ điện tử và kết nối, chia sẻ dữ liệu.

Cùng với đó, tỉnh Thanh Hóa tiếp tục tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, trọng tâm là Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Sở Nội vụ dự kiến hoàn thành việc xây dựng Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong Quý I/2026, làm cơ sở thống nhất triển khai tại các cơ quan, đơn vị.

Kế hoạch cũng đặt ra yêu cầu bảo đảm nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh; thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với người làm công tác lưu trữ theo quy định. Đồng thời, tham mưu phương án cải tạo các trụ sở làm việc dôi dư để bố trí làm Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, bảo đảm điều kiện tiếp nhận, bảo quản tài liệu có giá trị vĩnh viễn, trong đó có tài liệu của UBND cấp huyện (cũ) sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

UBND tỉnh giao các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 30/01/2026 để theo dõi, tổng hợp. Kinh phí thực hiện được ưu tiên bố trí cho các nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu tồn đọng, số hóa tài liệu và đầu tư, nâng cấp kho lưu trữ.

Việc triển khai đồng bộ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh.