Kho lưu trữ tài liệu -  Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Thanh Hóa

1. Cơ sở pháp lý cho việc đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ

Luật Lưu trữ năm ngày 21/6/2024;

Nghị định số 113/2024/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021–2030;

Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 18/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá tình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Quyết định số 2649/QĐ-UBND ngày 02/8/2025 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa năm 2025.

Kế hoạch số 164/KH-UBND ngày 12/8/2025của UBND nhân tỉnh triển khai thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Các Công văn triển khai, hướng dẫn của UBND tỉnh về chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp.

2. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính cấp xã

Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước, giữ vai trò bảo đảm thông tin phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp. Đối với UBND cấp xã – nơi trực tiếp tiếp nhận, giải quyết phần lớn thủ tục hành chính liên quan đến người dân – chất lượng công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực thi công vụ và mức độ hài lòng của tổ chức, công dân.

Trong điều kiện thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, yêu cầu về tinh gọn bộ máy, phân cấp, phân quyền gắn với nâng cao trách nhiệm giải trình càng làm nổi bật vai trò của việc quản lý hồ sơ, tài liệu khoa học, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Tài liệu lưu trữ không chỉ là cơ sở pháp lý quan trọng mà còn là nguồn thông tin phục vụ hoạch định chính sách, theo dõi, đánh giá và cải tiến phương thức quản lý hành chính tại cơ sở.

Trong quá trình triển khai chính quyền số, hồ sơ, tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu gốc phục vụ việc kết nối, chia sẻ, liên thông thông tin giữa các cấp chính quyền và các hệ thống thông tin dùng chung.

2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

a) Qua công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Nội vụ, có thể thấy công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đã có những chuyển biến tích cực:

- Lãnh đạo địa phương đã quan tâm, chỉ đạo sát sao đến công tác văn thư, lưu trữ;

- Nhiều UBND xã, phường đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp; bố trí công chức văn thư chuyên trách kiêm nhiệm công tác lưu trữ

- Việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành được triển khai đồng bộ, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý công việc, giảm thời gian luân chuyển văn bản giấy. Phần lớn cán bộ công chức thực hiện đúng lập hồ sơ công việc trên phần mềm TD office.

- Nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ dần được nâng cao, từng bước chuyển từ tư duy hình thức sang chú trọng chất lượng và giá trị sử dụng tài liệu.

b) Bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần được quan tâm khắc phục

- Nhận thức và trách nhiệm chưa đồng đều giữa các địa phương; một số nơi còn xem nhẹ công tác văn thư, lưu trữ, chưa coi đây là nhiệm vụ quan trọng trong quản lý hành chính.

- Một số cán bộ công chức lập hồ sơ công việc chưa bảo đảm yêu cầu; còn tình trạng hồ sơ không đầy đủ thành phần tài liệu, chưa đúng quy trình.

- Đa số tài liệu đang tồn đọng, chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học; việc bảo quản tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu lâu dài (chủ yếu là kho tạm thiếu trang thiết bị bảo quản).

- Người làm công tác lưu trữ chủ yếu kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản, không đủ thời gian dành cho công tác lưu trữ.   

Những tồn tại trên nếu không được khắc phục kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước và tiến trình cải cách hành chính tại cơ sở.

3. Yêu cầu đặt ra khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp

Việc tổ chức lại chính quyền theo mô hình 02 cấp đặt ra yêu cầu phải nâng cao năng lực quản trị công tại cấp cơ sở, trong đó công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm các tiêu chí:

- Quản lý thống nhất, khoa học hồ sơ, tài liệu phát sinh trong hoạt động chỉ đạo, điều hành.

- Bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, kịp thời của thông tin phục vụ giải quyết công việc.

- Hỗ trợ hiệu quả cho cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số.

- Tăng cường tính công khai, minh bạch, phục vụ tốt hơn quyền tiếp cận thông tin của người dân.

Điều này đòi hỏi UBND cấp xã phải chuyển từ phương thức quản lý truyền thống sang quản lý hiện đại, lấy dữ liệu làm trung tâm, lấy phục vụ người dân làm mục tiêu.

4. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

(1) Nâng cao vai trò, trách nhiệm người đứng đầu

Người đứng đầu UBND cấp xã cần xác định công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên và bắt buộc trong quản lý hành chính. Kết quả thực hiện công tác này nên được đưa vào tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cả UBND cấp xã và từng cán bộ, công chức. Đồng thời, cần tăng cường kiểm tra, chỉ đạo và kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế để đảm bảo hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.

(2) Ban hành các văn bản quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn cấp xã

UBND cấp xã ban hành và triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên cơ sở các quy định của Trung ương và của UBND tỉnh như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch chỉnh lý tài liệu; Kế hoạch số hóa tài liệu;… Cần thực hiện nghiêm các quy định nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với pháp luật hiện hành, thống nhất việc lập danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, cũng như quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Đồng thời, tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ này tại các xã, phường, thị trấn để bảo đảm tính đồng bộ và hiệu quả.

(3) Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn xã, phường: UBND cấp xã cần tổ chức tập huấn định kỳ và chuyên sâu về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức cấp xã. Từng bước, cần bố trí cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách có năng lực phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác.

(4)  Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số: Việc khai thác hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành, thúc đẩy lập hồ sơ điện tử và ứng dụng chữ ký số trong giải quyết công việc là rất quan trọng. UBND cấp xã cần từng bước số hóa tài liệu lưu trữ, tạo lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.

(5) Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất: UBND cấp xã cần bố trí không gian lưu trữ đảm bảo an toàn cho tài liệu, trang bị tủ, giá, hộp bảo quản đạt yêu cầu kỹ thuật. Đồng thời, đẩy mạnh xã hội hóa, huy động các nguồn lực hợp pháp để cải thiện điều kiện lưu trữ và đáp ứng nhu cầu quản lý, bảo vệ tài liệu.

(6) Gắn công tác văn thư, lưu trữ với cải cách hành chính và phục vụ người dân: Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ tại cấp xã góp phần trực tiếp nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót trong quản lý, tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Đồng thời, nâng cao mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp, trở thành một trong những trụ cột quan trọng góp phần xây dựng chính quyền cơ sở chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ và gần dân.