Thanh Hóa tăng cường chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ điện tử, phục vụ hiệu quả công tác cải cách hành chính

Nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ và khắc phục những tồn tại, hạn chế qua kiểm tra thực tế, ngày 25/5/2026, Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa ban hành Công văn số 3215/SNV- CCHC&VTLT đề nghị các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh triển khai đồng bộ các giải pháp chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là hồ sơ điện tử trên môi trường số.

Thực hiện Kế hoạch số 381/KH-SNV ngày 26/3/2026 về kiểm tra công tác cải cách hành chính và văn thư, lưu trữ năm 2026, Sở Nội vụ đã tiến hành kiểm tra tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Qua kiểm tra cho thấy, nhiều cơ quan, đơn vị đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện tương đối nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, điều hành công việc tiếp tục được tăng cường.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần sớm khắc phục. Đáng chú ý, việc tạo lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TD Office) tại nhiều đơn vị chưa đầy đủ, chưa đúng quy trình. Phần lớn cán bộ, công chức, viên chức mới chỉ sử dụng chức năng “dự thảo” để xử lý văn bản đến mà chưa thực hiện đầy đủ việc mở hồ sơ công việc, cập nhật tài liệu phát sinh vào hồ sơ theo quy định, dẫn đến khó khăn trong việc nộp lưu hồ sơ điện tử.

Bên cạnh đó, tại một số đơn vị, tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý vẫn còn để bó gói, sắp xếp chưa khoa học; điều kiện kho lưu trữ chưa bảo đảm yêu cầu bảo quản tài liệu. Trang thiết bị phục vụ lưu trữ như giá, tủ bảo quản tài liệu, thiết bị chống ẩm, phòng cháy chữa cháy còn thiếu hoặc chưa đáp ứng yêu cầu thực tế.

Để khắc phục những tồn tại nêu trên, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương tập trung thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm.

Trước hết, tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo điều hành; rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành đầy đủ các văn bản quản lý nội bộ về văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng và kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ. Đồng thời, đề cao trách nhiệm người đứng đầu trong công tác kiểm tra, đôn đốc và tổ chức thực hiện.

Cùng với đó, các cơ quan, đơn vị phải chấn chỉnh việc lập hồ sơ công việc trên Hệ thống TD Office; yêu cầu 100% cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm việc lập, cập nhật, hoàn thiện và nộp lưu hồ sơ điện tử theo đúng quy định của Chính phủ về công tác văn thư. Đây được xác định là nhiệm vụ quan trọng nhằm phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và tiến trình chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Ngoài ra, các đơn vị cần chủ động bố trí kinh phí, đầu tư trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác lưu trữ; thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu, phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Việc tăng cường thực hiện công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo đảm hoạt động của các cơ quan, đơn vị được thông suốt, khoa học; đồng thời phục vụ hiệu quả công tác cải cách hành chính và chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn hiện nay.

Đỗ Thị Tuyết - Phó trưởng Phòng CCHC&VTLT Sở Nội vụ